Этапы делового общения: базовые приемы успеха
Этапы делового общения, их выделение и упорядочение, во многом определяют эффективность коммуникативного взаимодействия, качество обмена информацией. Так как успешное деловое общение базируется на принципах делового этикета, отдельные лица или группы (организации) заранее планируют ход беседы или мероприятия. Ориентируются при этом на достижение поставленных целей и решение задач.
Основные этапы делового общения
Процесс делового общения можно разделить на несколько фаз, которые способствуют улучшению коммуникации, это:
- установление контакта между участниками;
- ориентация в ситуации — стремление понять направленность их деятельности и интересов, сложившихся обстоятельств;
- обсуждение проблем, принятие решений;
- завершение контакта.
Не всегда в общении, связанном с бизнесом или другой деловой сферой, используют такую развернутую схему, она может быть более краткой. Выделение нужных этапов, а также правильное определение продолжительности каждого из них влияет на итоговые результаты.
Особенности деловой коммуникации
Деловую коммуникацию в социуме считают одним из самых массовых видов общения. Созданная современными людьми культура отношений между коллегами и партнерами способствует взаимопониманию, дает им возможность успешно реализовать стоящие перед ними задачи. Но если возникшие связи окажутся малосодержательными, то и деловое общение может быть сведено к нулю.
К особенностям этапов делового общения можно отнести их регламентированность — упорядоченность и подчинение определенным правилам.
Контактная фаза
Установить контакт — задача, которую предстоит решить в самом начале общения. Психологи советуют не спешить с приветствием, учесть эмоциональное состояние участников беседы или конференции, показать им свою открытость и позитивный настрой. Дружелюбная улыбка, небольшой наклон головы и приветливый взгляд помогут наладить рабочую атмосферу, улучшат взаимное расположение между всеми присутствующими.
Затем следует перейти к словесному общению. После нескольких сказанных фраз коммуникатору необходимо выдержать паузу, чтобы партнер получил время, необходимое ему для обдумывания ответа. Короткий диалог поможет убедиться в том, что контакт произошел.
Не следует пытаться наладить контакт, когда собеседник занят — разговаривает по телефону, пишет или что-либо делает. Нужно дождаться момента, когда он освободится.
Ознакомление с ситуацией
Если нужно сориентироваться в создавшейся обстановке и выбрать приемлемую тактику ведения переговоров, следует вовлечь собеседников в активное обсуждение проблем.
В этом могут помочь:
- совместные интересы;
- упоминание о приятных для собеседника событиях;
- непринужденная обстановка;
- распределение ролей — «наставник» и «ученик».
Доминантность или подчиненность роли определяется по взглядам, позе, темпу речи. Партнерское взаимодействие характеризуется одинаковой громкостью и темпом речи, одобряющими взглядами.
Этапы делового общения — принятие решения
Чтобы достичь взаимопонимания, необходимо подчеркивать схожесть позиций. Если этого сделать не удается, то, нужно попытаться избежать возможных разногласий.
Они могут к концу беседы или мероприятия стать критичными:
- избегать резких суждений и категоричности в высказываниях;
- не употреблять личностных оценок;
- внимательно слушать собеседника, подмечать детали, пытаться проявить дар убеждения.
Если договориться с участниками деловой встречи так и не удалось, нужно попытаться самостоятельно понять их мнение и причины несогласия. Во время следующей беседы, возможно решение все же будет принято.
Выход из контакта
Последний, завершающий этап делового общения, не менее важен, чем другие. Впечатление, которое надолго останется в памяти собеседников может оказаться решающим для сохранения делового партнерства. Так же, как и вступление в контакт, выход из него должен быть максимально продуман.
